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电子科技大学科技档案管理办法

文章来源:科研科           添加时间:2011/9/8 18:06:06

 

电子科技大学科技档案管理办法

 

 

2005年5月

 

 

第一章 总则

 

  第一条 为进一步提高我校科技档案的管理水平,保证我校科研档案的完整、准确、系统,充分发挥高校科技档案在学校和经济建设中的作用,依据《中华人民共和国档案法》,并结合我校科研工作特点与规律,经科技处、保密办和档案馆共同研究,特制定本办法。

  第二条 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体均属科技档案。

  第三条 科技档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

  第四条 科技档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、项目管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即:下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案馆出具科研项目归档情况的证明材料同步。

  第五条 把科技档案工作列入科技处科研工作的发展计划中,并逐步采用先进技术手段管理。

  第六条 对于涉密的科研项目其档案管理除执行本办法外,还要参照 科技保密管理办法执行。

 

第二章 归档流程

  第七条 科技处和各项目组,按各自的职责范围,分别形成、积累和整理科研工作各阶段的有关材料。

  第八条 科研项目一经立项后,项目负责人在制定和讨论工作计划安排时,向项目组成员布置平时积累科研材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。兼职档案员应明确归档范围,由档案馆发放归档装具并进行有关立卷归档咨询,根据科研文件材料归档要求和程序建立本项目文件材料收集制度。

  第九条 在科研进行过程中,项目组应按照《电子科技大学科研成果材料归档明细表》所列内容收集和积累科技档案材料,并逐件登记进行预立卷。

  第十条 在科研项目完成后、申请鉴定前,对所有应归档的文件材料进行整理组卷和《电子科技大学科研成果材料归档明细表》(见附件)一起送科技处审查材料是否系统、完整,然后送档案馆,档案馆对归档文件材料进行复核,认为合格后签字盖章,科技处方可申报鉴定。

  第十一条 在项目鉴定后一个月之内,由项目兼职档案人员将所有应归档文件材料和《电子科技大学科研成果材料归档明细表》交科技处,由科技处统一向档案馆归档。

  第十二条《电子科技大学科研成果材料归档明细表》一式四份,分别由项目组、科技处、保密办和档案馆存查。归档时按明细表逐项核对,办好文件材料移交手续。

 

第三章 归档要求

  第十三条 科研计划、科技成果归档资料的要求应根据项目性质的不同而有所区分,按类别分:基础研究项目、应用基础研究项目、高技术研究项目、预先研究项目、攻关项目、与企事业单位合作项目、工程(型号)配套项目、新品型号研制项目、重大(工程)项目、标准制定、技术咨询、技术成果及转让、专利、软件版权登记等。

  第十四条 根据科研材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及材料的内容、价值、数量和载体形式等情况,将每个项目的材料进行系统整理,视其材料的多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映项目概况的科研材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理成综合卷,排放在项目全部案卷之首,其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。

  第十五条 内容不可分的科研材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

  第十六条 拆除卷内的金属物,对破损的科研材料进行修补,用科技档案盒(夹)方式保管,每件科研材料用线装订。

  第十七条 填写卷内目录、备考表和案卷封面。

  第十八条 归档的科研文件材料必须是原件(定稿),做到审查手续完备,制成材料优良,格式统一,字迹工整,图像清晰,装订整齐,禁用字迹不牢固的书写工具。

  第十九条 凡是原始资料、各种文件材料手稿及正本,一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。报告、论文等可随手稿多归档1-2份,以便保护原件。

  第二十条 一般科研项目在成果鉴定或设计定型后一个月归档;复杂的、周期长的科研项目可分阶段归档;理论研究项目的在论文、著作定稿后归档;中断和负结果的重要项目,在批准停止研制时归档。

  第二十一条 凡几个单位协作的项目,由主办单位负责立卷归档保存一套完整的档案。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并复制一套送交主办单位保存。

 

第四章 归档后管理

 

  第二十二条 科研项目申报成果评奖时,应由档案馆出具归档合格证明,否则不予申报。成果获奖后,应将申报评奖材料(奖状、奖章、证书等)原件及时送档案馆归档。不按规定办理者,档案馆有权建议有关部门推迟或撤销对该项目成果的奖励。档案资料的管理要严格按学校有关保密要求进行。

 

第五章 岗位职责

 

  第二十三条 分管科研工作的校领导职责

    1、贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规,把科技档案工作列入学校科研工作的发展计划中,在经费和人员配备等方面为发展科技档案工作提供条件。

    2、定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。

  第二十四条 科技处领导职责

    1、将科研工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

    2、制定和健全有关的管理制度,把科技档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。

    3、支持档案部门的工作,组织参加对科技档案组卷质量的检查。

  第二十五条 科技处科室职责

    1、科技档案的收集主体是科技处计划管理有关科室,项目组作为档案资料的产生者应无条件配合档案资料的收集,及时提供科研、生产过程中必要的档案资料。科技处计划管理有关科室应随时与项目组密切联系,及时追踪、收集档案资料。

    2、科技处计划管理有关科室配合档案馆进行项目验收结题前的档案资料的完整性审查,档案资料不完整者项目管理科室有权要求项目组补充材料使档案完整,最迟在项目验收前7天时间完成此项工作。若项目组不积极主动配合档案工作,且该项目档案资料不完整,科技处将在取得主管部门支持的情况下,推迟该项目的验收工作。

    3、科技处计划管理有关科室配合档案馆进行项目成果鉴定前的档案资料的完整性审查,档案资料不完整者项目计划管理科室有权要求项目组补充材料使档案完整,最迟在项目技术成果鉴定前7天时间完成此项工作。若项目组不积极主动配合档案工作,且该项目档案资料不完整,项目计划管理科室不得签字同意项目成果鉴定,同时,成果专利科在项目计划档案资料不完整的情况下,不得举行技术成果鉴定会。

    4、成果专利科负责技术成果鉴定资料的收集、整理和完整性审查。档案资料不完整者不得进行技术成果鉴定。

  第二十六条 项目负责人职责

    1、主持研究项目科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确项目组成员形成积累有关科研材料的任务,在项目结束后,派专人收齐资料并系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

    2、向科研处办理移交。

  第二十七条 科技人员职责

    1、按规定做好平时科研材料的形成和积累工作。

    2、项目完成后,整理出由本人承担任务部分的科研材料,做到质量符合要求,交项目组。

  第二十八条 各单位科研领导和科研秘书职责

各学院(中心)科研秘书为该单位科研计划、科技成果档案管理员,负责本单位所承担科研项目科技档案资料的中间过程管理和联络、协调工作,配合科技处和档案馆督促项目组进行科研计划、科技成果档案资料的收集、整理及档案资料的完整性审查。各单位主管科研工作领导为本单位科研计划、科技成果档案管理主管领导。

 

 

第六章 归档范围及保管期限

 

见附件:电子科技大学科研成果材料归档明细表。

 

 

第七章 附则

 

  第二十九条 本管理办法由电子科技大学科技处、档案馆和保密办负责解释。

 

 

 

                                                           科技处 档案馆 保密办

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